PERANGKAT ADMININSTRASI MANUAL DITENGAH PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Kediri, 8 Januari 2008,
Kuswahyudiono
mesin-ketik

I. PENDAHULUAN

Administrasi dipergunakan oleh manusia sudah sejak lama. Di Indonesia, mulai dari jaman kerajaan Kutai sampai dengan kerajaan Majapahit, sudah mengenal adanya ilmu administrasi. Memang, orang jaman dahulu secara ilmiah belum mengetahui apa itu administrasi. Mereka menggunakan ilmu admintrasi hanya bertujuan agar pekerjaannya lancar. Cara pengerjaannyapun cukup sederhana. Misalnya, dalam hal surat-menyurat, mereka menggunakan daun lontar, kulit binatang, kulit pohon sebagai kertasnya. Sedangkan penanya terbuat dari kayu, bambu, tulang bintang. Tintanya menggunakan getah pepohonan, darah binatang bahkan darah mereka sendiri.

Dengan bertambahnya ilmu pengetahuan manusia, lama-lama cara-cara seperti di atas sudah mulai hilang dan diganti dengan cara yang lebih maju. Para pejuang kemerdekaan dahulupun tidak hanya berperang. Mereka juga ada yang bertugas di bagian administrasi. Misalnya, naskah-naskah perjanjian dengan pihak penjajah. Naskah-naskah semacam ini bisa kita temukan di beberapa museum di Indonesia. Hal ini dapat dipakai sebagai bukti bahwa pada jaman dahulu kegiatan administrasi sudah ada. Bukti historis yang lain, misalnya pada prasasti-prasasti dan dinding candi yang memuat relief.

Karena semakin pesatnya perkembangan teknologi, manusia semakin mudah dan cepat dalam mengerjakan administrasi. Mulai dari membuat konsep, mengetik, menghitung dan mengirim dapat dikerjakan hanya dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Bahkan untuk mengetahui administrasi di luar negara pun bisa dilakukan dalam waktu yang singkat. Internet misalnya, yang saat ini telah menjadi raja sarana komunikasi. Hal ini juga berimbas pada kegiatan administrasi. Untuk mengetahui jumlah sekolah di seluruh Indonesia, berapa jumlah siswanya, berapa jumlah gurunya dan bahkan sarana apa saja yang dipunyai suatu sekolah dapat diakses dalam sekejap.

Pekembangan teknologi sudah tampak pada perang dunia pertama sejalan dengan adanya revolusi industri. Di mana semua peralatan sudah modern. Hal ini berimbas juga pada kegiatan perkantoran. Misalnya mesin ketik, mesin hitung, mesin fotocopy dan masih banyak lagi.

1

II. PERANGKAT ADMINISTRASI

1. Perangkat Manual

Ada sebagian orang yang masih senang menggunakan perangkat administrasi yang manual. Karena mengerjakan pekerjaan kantor dengan cara manual, masih dianggap praktis. Alasan yang lain yaitu waktu, tenaga dan pikiran.

2.1.1. Kendala Waktu

Seseorang yang memperhitungkan waktu, akan memilih peralatan kantor yang cepat dari pada yang lambat. Misalnya saja, mengetik dengan menggunakan mesin ketik manual, masih dianggap praktis. Kita tinggal memasang kertas lalu mengetik dan selesai. Tetap lain mengetik dengan menggunakan komputer. Kita harus mengawali dari menghidupkan stavol, CPU, monitor dan memprogram. Bayangkan, proses menghidupkannya saja sudah memakan waktu beberapa menit. Inilah yang dimaksud kendala waktu. Bagi seorang bisnis, pekerjaan semacam ini dianggap membuang waktu. Karena ia beranggapan waktu adalah uang.

2.1.2. Kendala Tenaga

Begitu juga dengan tenaga. Orang tetap akan memperhitungkannya. Biasanya orang akan memilih perangkat yang mengeluarkan tenaga paling sedikit. Misalnya, untuk menulis sebuah kwitansi, apabila ditulis tangan saja sudah laku, buat apa menggunakan komputer ? Kalau selembar surat ditik manual saja sudah sah, buat apa kok repot-repot menghidupkan komputer, yang prosesnya bermenit-menit ? Semua itu tiada lain adalah karena perhitungan tenaga.

2.1.3. Kendala pikiran

Orang sekarang, umumnya tidak mau banyak berfikir. Kalau bisa, apa yang saat ini ia inginkan, segeralah terpenuhi. Orang mengatakan dengan istilah ”INSTANT”. Misalnya, bekerja dengan komputer banyak menggunakan rumus-rumus. Orang yang malas berfikir akan lama mengerjakannya. Seorang yang sedang mengerjakan surat, kemudian ada kesalaha ketik. Dia tidak akan mengulangi mengetik atau mencetak dokumen, tetapi cukup mencoret yang salah tadi. Pertimbangannya, karena dicoret kemudian diparaf saja sudah laku, buat apa mengulangi mengetik ? Kecuali kalau memang hal itu tidak diperbolehkan.

2

2.1.4. Kendala Bahan

Bahan untuk mengerjakan administrasi bahan juga akan menjadi pertimbangan. Misalnya, kertas, tinta, dan lain-lain.

2. Perangkat Modern

Perangkat administrasi, sebenarnya terdiri atas 2 jenis, yaitu perangkat hidup dan perangkat mati. Perangkat hidup adalah manusia dan perangkat mati adalah peralatan administrasi yang digerakkan oleh manusia. Misalnya komputer, mesin ketik, mesin fotocopy, mesin stensil dan masih banyak lagi. Betapapun mutahirnya semua peralatan itu, akhirnya tetap kembali kepada manusianya sebagai pengguna peralatan itu. Apabila sang pengguna peralatan tidak memiliki sumber daya yang dapat mendukung untuk menggerakkan alat-alat yang serba modern, ya percuma saja. Jadi manusianya tetap yang nomor satu. Betapapun hebatnya sebuah peralatan, tetapi kalau tidak didukung dengan tenaga yang siap pakai percuma saja. Di samping itu, kreatif dan komunikatif harus dimiliki oleh seorang administrator. Karena antara keahlian, kepiawaian, krearif dan komunikatif saling mendukung.

2.2. Kreatif.

Seorang tenaga administrasi haruslah kreartif. Dalam arti, mempunyai banyak ide-ide. Seseorang yang kreatif, akan cepat memecahkan suatu masalah. Karena dengan demikian pikirannya akan jalan. Lain dengan orang yang pasif. Orang yang pasif tidak pernah mempunyai ide atau gagasan apapun. Ia hanya menunggu perintah. Tetapi lain dengan orang yang selalu kreatif. Ia selalu haus pekerjaan. Ia tidak mau menganggur. Misalnya, kalau ia melihat gambar yang menempel di dinding posisinya menceng, ia akan segera meluruskannya. Baran-barang kantor yang berserakan akan ia tata dengan rapi. Apabila sikap semacam ini dibiasakan sejak awal, pasti ia akan menjadi seorang pekerja yang ulet, kreartif.

2.3. Komunikatif.

Banyak orang yang sukses dalam bidang tertentu karena komunikatif. Begitu juga dengan seorang yang mempunyai profesi sebagai tenaga administrasi. Ia dituntut komunikatif dalam bekerja. Komunikatif, bukan berarti suka ngomong yang tidak ada jluntrungnya. Tetapi komunikatif yang produktif, komunikatif yang membawa perubahan, komunikatif yang membawa penyelesaian masalah. Bukan komunikatif yang justru menimbulkan masalah. Yang diucapkan harus realita, bukan semu.

3

III. KESIMPULAN

Dari paparan di atas, dapat disimpulkan, bahwa :

1. Betapa mutahirnya peralatan perkantoran saat ini, perangkat manual tetap diperlukan.

2. Meskipun perangkat manual kalah jauh keandalannya, pada suatu saat tetap diperlukan apabila perangkat yang modern mengalami hambatan.3. Adanya teknologi modern, disebabkan adanya peralatan manual. Manusia adalah unsur yang utama dalam kegiatan administrasi.

Kuswahyudiono

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: